Zorg

Medewerkerportaal

Van inzicht tot zelfroostering

Het Medewerkerportaal is een zeer essentieel onderdeel van de Aysist software.

Met dit portaal krijgt de medewerker via het web directe toegang tot het planningssysteem, en zijn de gegevens op zijn of haar medewerkerkaart beschikbaar. Er is niet alleen inzage mogelijk, maar het is ook mogelijk om gegevens toe te voegen of te wijzigen. De medewerker kan zelf meer invloed uitoefenen op zijn te werken diensten, terwijl de planner tijd bespaart bij het zoeken naar geschikte vervanging bij verstoringen. De beschikbaarheid van medewerkers is immers steeds actueel bijgehouden.

Met deze hoge mate van zelfregie en duidelijke procedure-afspraken is ook zelfroostering mogelijk vanuit het Aysist webportaal. Zelfroostering levert voor elke medewerker een essentiële bijdrage aan zijn gewenste individuele balans tussen werk en privé. Zo kan elke medewerker vanuit huis zelf plannen, roosters en verlof saldo’s inzien, maar bijvoorbeeld ook beschikbaarheid actualiseren, diensten accorderen en onderling ruilen. Alles in en vanuit één basissysteem, dat op elk moment real-time alle informatie beschikbaar stelt.

Actueel inzicht voor de medewerker en planner

Het Medewerkerportaal geeft elke medewerker actueel inzicht in zijn urenbudget en verlofoverzicht, en in zijn geplande diensten. Hij kan diensten accorderen waarvoor het Flexbureau of roosteraar, die een verstoring wil oplossen, hem inplant. Ook kunnen gewerkte diensten bevestigd worden. Door toekenning van privileges kan de medewerker wijzigingen doorgeven in gewerkte diensten, als hij bijvoorbeeld langer is gebleven. Het is zelfs mogelijk om de medewerker zelf gewerkte diensten te laten toevoegen.

Aysist verwerkt al deze gegevens direct en maakt ze real-time beschikbaar, zodat de manager hier akkoord op kan geven. Zoals op veel plekken in Aysist worden alle handelingen en mutaties met naam en tijdstip vastgelegd.

Real-time beschikbaarheid met tijdwinst

Elke medewerker kan via het Medewerkerportaal zelf doorgeven wanneer hij beschikbaar is om te werken of juist niet. Dit kan de medewerker te allen tijde wijzigen, om de beschikbaarheid actueel te houden. Hiertoe zijn clusters gedefinieerd, zoals ochtend, middag en nacht. Een cluster kan tientallen of honderden dienstcodes bevatten en maakt het mogelijk om snel en effectief beschikbaarheid door te geven. Een toelichting hierop geven is eveneens mogelijk.

Alle informatie en mutaties uit het Medewerkerportaal is real-time zichtbaar in alle andere Aysist onderdelen, zoals FlexPlan en RoosterPlan. Zodat steeds inzichtelijk is welke medewerkers op een gewenst moment beschikbaar zijn. Flexbureau-medewerkers of roosteraars hoeven de beschikbaarheid dus ook niet meer handmatig in te voeren. Bovenop deze tijdsbesparing komt de besparing in planningstijd. Als er vanuit FlexPlan een match wordt gerealiseerd, is deze match ook direct een ingevulde dienst. De beschikbaarheid is immers altijd door de medewerkers zelf geactualiseerd. Het nabellen of mailen, op zoek naar geschikte vervanging bij een roosterverstoring, behoort tot het verleden.

Sneller matchen en zelfroosteren

Om de medewerker meer invloed te geven op zijn eigen rooster en de mogelijkheid te faciliteren om elders in de organisatie ervaring op te doen, kan de medewerker ook de openstaande diensten inzien. Afhankelijk van de privileges die aan de medewerker worden toegekend, kan de medewerker zich inschrijven op diensten of zelfs meteen een dienst boeken. Zo wordt de zelfregie van de medewerker verder vergroot.

Het Medewerkerportaal maakt dus ook het sneller en efficiënter oplossen van roosterverstoringen mogelijk. Binnen de afgesproken dienstverbandregels, kan de medewerker naar wens zelf bepalen of hij meer of minder werkt, en aangeven waar hij wel of niet zou willen werken. En kan zich zo verder oriënteren en ontwikkelen binnen de organisatie. Meer zelfregie levert op deze wijze een belangrijke bijdrage aan grotere medewerkertevredenheid en zorgt voor extra binding van de medewerker aan de organisatie.