Nieuws

Welzijnsorganisatie Traverse gaat vraag- en financieel gestuurd roosterenMoordrecht/Tilburg, januari 2012

Ayton software biedt pro-actieve sturing op uren, ORT en verlof

De Brabantse Stichting Maatschappelijke Opvang Traverse heeft gekozen voor aanschaf van de integrale begrotings- en planningssoftware Aysist. Traverse start met het roosteren van alle medewerkers in RoosterPlan, en het geautomatiseerd inzetten van de flexpool met FlexPlan. Vervolgens zal ook de begrotingstool CapaciteitsPlan worden geïmplementeerd. ManagementPlan zorgt voor real-time inzicht in alle basisgegevens en mutaties, in uren en geld. Zodat de gewenste sturing op personeelsinzet, ORT en verlof tijdig, en op verantwoorde wijze, mogelijk is.

Vraaggestuurde bedrijfsvoering met herstelproces centraal

Traverse heeft in 2011 een belangrijke organisatorische omslag gerealiseerd en gekozen voor een volledig cliëntgerichte en dus procesgestuurde bedrijfsvoering. “Dat hebben we organisatiebreed doorgevoerd”, aldus Ellen Quanten van de Raad van Bestuur van Traverse. “Zo staat in onze visie het gedrag en de rol van medewerkers centraal in plaats van de functie. Omdat ook het gedrag en herstelproces van de cliënt leidend is voor de aard van de begeleiding. Allerlei maatregelen zijn daarbij genomen om de kwaliteit die we nastreven te waarborgen. Maar we zijn als organisatie natuurlijk ook verantwoordelijk voor de continuïteit van de opvang en hulpverlening.  En dan hebben we het over de financiering en het managen van de hulpverlening. Naast vraaggericht, willen we dus ook financieel gestuurd roosteren. Ayton is de meest geschikte marktpartij die ons dat kon bieden.”

Pro-actief sturen op uren, ORT en verlof

Traverse heeft als welzijnsorganisatie te maken met meerdere financieringsvormen en nieuwe wet- en regelgeving. Het was dus noodzakelijk om andere begrotingsmiddelen te gaan hanteren en beter inzicht te verkrijgen in personeelskosten. Zodat er accuraat op kan worden ingespeeld. Ellen Quanten hierover: “Wij zochten een roosterpakket dat kan zorgen voor registratie van uren, ORT en verlof, maar Ayton biedt meer. We hebben nu een geautomatiseerde roosterplanning, en direct inzicht in de verlofregistratie. En, heel efficiënt, met een druk op de knop hebben we op elk gewenst moment inzicht in de ORT, in uren én in geld. Zodat we daar vooraf al, op verantwoorde wijze, op kunnen bijsturen.” De CAO Welzijn, inclusief de ORT- en nieuwe verlofregelingen, is standaard opgenomen in de Aysist software.

Zorgvuldige stapsgewijze implementatie en opstap naar zelfroostering

Deze maanden wordt de Aysist sofware in gebruik genomen en traint Ayton de Traverse gebruikers. Nieuwe roosterprocedures zijn in samenwerking met Ayton vastgelegd en de eerste flexibiliseringslag wordt gemaakt. Aysist sluit via gecertificeerde koppelingen aan op het aanwezige Pion personeelsinformatiesysteem en het financiële systeem.

Volledig geïntegreerd in Aysist is ook het Medewerkerportaal, dat alle Traverse medewerkers online toegang biedt tot het systeem. In de eerste periode zal dit betekenen dat medewerkers hun eigen roosters kunnen inzien en accorderen. “Dit is dé opstap naar het kunnen uitoefenen van nog meer invloed op het eigen rooster door zelfmatching of zelfroostering. Daarmee bieden we onze medewerkers een verbeterde werk/privé balans. Ook dat traject gaan we in met Ayton. De basis daarvoor is gelegd en zit in dit systeem verankerd”, aldus Ellen Quanten.