Nieuws

Prisma realiseert forse besparing en efficiency met Ayton methodiek en automatiseringMoordrecht/Waalwijk, februari 2012

De Noord-Brabantse organisatie voor gehandicaptenzorg Stichting Prisma heeft haar personeelsplanning en personeelsadministratie volledig vernieuwd. De vernieuwing is tot stand gekomen door een nauwe samenwerking tussen Accordis, Afas en Ayton.
Organisatie-advies, automatisering van de administratie en personeelsplanning sluiten hiermee naadloos op elkaar aan. Sinds 1 januari 2011 is het nieuwe systeem en de nieuwe manier van plannen operationeel.
De heer Jaap de Bruin van de Raad van Bestuur van Prisma, maakt na een jaar de balans op: “Prisma heeft het afgelopen jaar een belangrijke omslag gemaakt. De nieuwe financieringsmethode en pakketzorg noopten ons tot een nog efficiëntere inzet van middelen, om betaalbare zorg te kunnen blijven leveren. In ons geval hebben we het dan vooral over de inzet van mensen, die zorg bieden aan mensen. Tot kwaliteits-concessies zijn we dan ook nooit bereid. Niet in de zorgverlening en niet aan het bieden van goede arbeidsvoorwaarden en loopbaanperspectief aan medewerkers. Dus efficiency is alleen te bereiken door betere sturingsmogelijkheden op zowel de formatie als de kosten. Dat was in het kort onze vraag aan de 3 partijen Accordis, Afas en Ayton. En nu al, een jaar na dato, is er zichtbaar efficiënter gepland en gewerkt, en tekenen de besparingen in tijd en geld zich duidelijk af.”

Nieuwe methodiek met real-time financieel inzicht

Afas en Ayton hebben een gecertificeerde koppeling tussen hun personeelsregistratie en de personeelsplanning systemen, en werken vaak samen voor zorginstellingen. Voor Prisma betekent dit een snelle en zorgvuldige uitwisseling van gegevens. De gegevens van alle medewerkers worden ingelezen in het personeelsplanningsysteem Aysist, Aysist borgt en verwerkt de gegevens. De financiële Aysist module zorgt er voor dat alle kosten, inclusief ORT, per medewerker daar worden geboekt waar ze worden gemaakt. De verloning van al deze uren is geautomatiseerd via de Ayton-Afas systeemkoppeling. Daarnaast verloopt ook de berekening van saldo-uren, verlof en PLB (Persoonsgebonden Levensfase Budget) geautomatiseerd. Prisma krijgt hiermee real-time inzicht in zowel uren als werkelijke kosten, op elk niveau in de organisatie. Dat maakt de gewenste directe bijsturing mogelijk.

John Hendriks, Controller van Prisma, over de voordelen van de nieuwe software: “We hebben met Aysist per maand exact zicht op de waarde van alle urensaldo’s ten behoeve van de financiële rapportage aan de Raad van Bestuur. Aysist stelt snel en automatisch deze overzichtelijke rapportages samen.”

Substantiële verbeteringen binnen een jaar zichtbaar

De Bruin:“We hebben in een jaar enorme stappen vooruit gemaakt. We zijn in staat om verantwoord te sturen op de  inzet en kosten van de medewerkers.” Over het werken volgens de nieuwe methode in de dagelijkse praktijk zegt hij: “We hebben gekozen voor een integrale vernieuwing van zowel de administratieve, budgettaire als de formatie processen. Parallel daaraan is de automatisering van deze processen geïmplementeerd. Capaciteitsplanning, rooster- en flexplanning zijn geïntegreerd. De implementatie is door de 3 partijen snel en in nauwe samenwerking met projectgroepen uit onze organisatie doorgevoerd. Het is een ingrijpend proces, dat veel veranderingen met zich meebrengt. De efficiency verbeteringen zijn volop zichtbaar op zowel operationeel als beleidsniveau. Doelstelling voor 2012 is om de zorgvraag nog nauwer te koppelen aan de inzet van medewerkers. Verder willen we de zelfregie van de medewerkers verder vorm gaan geven. Omdat we zien dat Aysist een schat aan proces- en managementinformatie oplevert, willen we dat structureel gaan toevoegen aan onze maandelijkse rapportages.

John Hendriks van Prisma voegt daaraan tenslotte toe: “Ayton bekijkt personeelsplanning vanuit een integrale besturingsmethodiek, waarbij planning, kosten, financiering en stuurinformatie volledig geïntegreerd zijn. Dat sprak ons aan in hun aanpak, en het blijkt te werken in praktijk.”