Nieuws

Geïntegreerde Kind- en Roosterplanning bij KoreinMoordrecht/Eindhoven, September 2011

Alle 120 vestigingen en het hoofdkantoor van de Brabantse Kinderopvangorganisatie Korein gaan werken met Aysist® RoosterPlan van Ayton. Korein kiest hiermee voor een nieuw planningssysteem, waarin ook de aansluiting met de kindplanning volledig wordt geïntegreerd.

Korein heeft bij de keuze voor een nieuw roosterpakket gelet op de gebruikersvriendelijkheid en de online toegangsmogelijkheden voor medewerkers. Doorslaggevend was vooral de nieuwe aansluitingsmogelijkheid tussen rooster- en kindplanning, die ze samen met Ayton hebben ontwikkeld vanuit Aysist.

Geert Thielen, ICT-Teamleider / Projectmanager bij Korein over de keuze voor Ayton: “Bij de keuze voor een nieuw roostersysteem speelde onze integratie wens tussen kind- en roosterplanning een grote rol. Een systeem waarin dit al is gerealiseerd is nog niet op de markt. Terwijl je dat nou juist nodig hebt, om de inzet van medewerkers zo nauwkeurig mogelijk af te stemmen op het aantal kinderen dat werkelijk aanwezig is. Ayton heeft dit soort trajecten in de zorgsector al jaren geleden doorlopen, en heeft dat verankerd in haar methodiek en Aysist software. Korein investeert nu samen met Ayton in deze Aysist uitbreiding t.b.v. de sector Kinderopvang. Wij nemen deze pioniersrol graag op ons, omdat we er van overtuigd
zijn, dat er nog veel efficiency is te behalen. Niet alleen bij ons, maar ook bij andere Kinderopvang organisaties, met wie we onze ervaringen uiteraard ook zullen gaan delen.” De nieuwe software uitbreiding heeft de naam Aysist®Kids.

Nieuw: integratie kind- en roosterplanning in Aysist®Kids

Aysist®Kids realiseert een naadloze koppeling tussen kind- en roosterplanning. Aysist houdt bij de planning rekening met de leidster-kind ratio en de locatie-normeringen en biedt vervolgens real-time inzicht in de bezettingsgraden, per groep en per dagdeel. Dit is op basis van werkelijk aanwezige kinderen. Bijsturing op de vestiging is daardoor op het laatste moment nog mogelijk.

Nog meer efficiency ontstaat doordat de vestigingen bij elkaar de onder- of overbezetting kunnen zien. Onderling uitlenen is dan snel geregeld, en Aysist handelt de administratie af, inclusief verloning. Door een standaard aansluiting op Afas Profit is het gehele proces van plannen, accorderen en uitbetalen volledig geautomatiseerd. Dat maakt de planning eenvoudiger, en het stimuleert een optimale inzet van medewerkers omdat onderling uitlenen laagdrempeliger wordt. De kosten van de onderlinge in- en uitleen bewegen mee met de medewerker. Dat betekent dat de kosten worden geboekt op de plek waar ze werkelijk gemaakt zijn.

Met Aysist gaat dan ook in de sector Kinderopvang het traditioneel roosteren vanuit de aanwezige capaciteit tot het verleden behoren. Plannen en roosteren vanuit benodigde capaciteit komt daarvoor in de plaats.

Automatisering: kwaliteitsverbetering en efficiency

Alle 120 vestigingen, of clusters daarvan, zullen gaan werken met RoosterPlan, en straks ook Aysist®Kids. Alle medewerkers kunnen zelf inloggen op het systeem, hun diensten inzien, uren controleren en accorderen. Geert Thielen over deze veranderingen: “We realiseren ons best dat dit een andere manier van werken betekent en aanpassingen vergt van medewerkers. Roostering speelt zich immers af op het raakvlak van werk en privé. Ayton ondersteunt daarom alle vestigingen met een intensief trainingsprogramma in zowel methodiek als software. Dan zullen ook op alle vestigingen de voordelen en verbeteringen duidelijk worden. Aysist werkt eenvoudiger, sneller en alle mutaties worden automatisch verwerkt. Aysist Kids registreert en borgt alle wijzigingen per kind op de vestiging, en maakt de aanwezige en benodigde bezetting direct zichtbaar. Alle mutaties worden automatisch doorgelinkt naar het hoofdkantoor. Het tijdrovende en vaak foutgevoelige invullen van Excelsheets per keer is dan niet meer nodig.”

Aysist RoosterPlan kent gecertificeerde aansluitingen met het aanwezige personeels-informatiesysteem enerzijds, en het financiële systeem anderzijds. Zo wordt de foutmarge verder geminimaliseerd en vindt de verloning geautomatiseerd plaats.

Goede en betaalbare Kinderopvang

Loran Noteboom, commercieel directeur van Ayton, herkent de integratiewens van kind-en roosterplanning van Korein. “Het management in de Kinderopvang staat met de huidige politieke ontwikkelingen, nog meer dan voorheen, voor de taak de kinderopvang betaalbaar te houden. Het kunnen sturen op inzet van medewerkers is dan een belangrijk middel. Ook in de zorgsector is de noodzaak tot efficiency in de personeelsplanning evident, en de kwaliteitsvraagstukken zijn gelijk aan die van de kinderopvang. We hebben destijds Aysist ontwikkeld samen met zorgorganisaties. Daar waar de regelgeving in de kinderopvang anders is, hebben we dat verankerd in onze methodiek en het systeem. Veel kinderopvangorganisaties werken inmiddels met onze rooster-en flexplanningsoftware. In Korein hebben we een toonaangevende partner in de branche gevonden, met de juiste kennis en pragmatiek, waarmee we deze unieke verbinding tussen rooster- en kindplanning hebben gerealiseerd.”