Charim roostert vraag- en financieel gestuurd en zet stap naar ZelfroosteringMoordrecht/Veenendaal, December 2011
Zorggroep Charim stapt over naar een interactieve personeelsadministratie en roosterplanning. Afas en Ayton tekenden voor een naadloze aansluiting van beide disciplines op elkaar. De drie organisaties werken nauw samen, zodat Charim het nieuwe systeem over enkele weken in gebruik kan nemen.
“Het digitaliseren van de administratieve processen en de roosterprocessen zorgt voor veel voordelen voor onze zorggroep. Zeker voor de administratieve en ondersteunende werkzaamheden”, aldus Arie Vorstelman, lid van de raad van bestuur van Charim. “Op 1 januari start de nieuwe werkwijze. De bevoegdheden legt Charim zo laag mogelijk in de organisatie. Elke medewerker, van verzorgende tot en met directielid, werkt vanaf 2012 met dit nieuwe systeem. Het is daarom belangrijk dat zij het systeem begrijpen. En dat zij ervaren dat het nieuwe werken beter inzicht geeft in de organisatorische en financiële situatie van de zorggroep.”
Interactie vooraf
Charim nodigde alle teammanagers uit voor een informatiebijeenkomst. De directie, afdeling P&O en de stuurgroep van Charim legden de voordelen van de nieuwe, digitale aanpak in het dagelijkse werk uit.
Afas faciliteerde de locatie met haar Afas theater in Leusden. Afas en Ayton boden inzicht in de software en de methodiek waarmee Charim straks gaat werken.
Joost mag het weten
Belangrijk speerpunt van de bijeenkomst was de introductie van Joost. Een nieuw fenomeen, dat voor Charim is ontwikkeld om het spreekwoordelijke ‘Joost mag het weten’-antwoord in de dagelijkse praktijk te voorkomen. Joost is letterlijk in het leven geroepen als nieuwe digitale collega. Bij vragen kunnen de medewerkers altijd Joost raadplegen voor een snel en passend antwoord. Hiermee wil de directie de stap naar de nieuwe werkwijze zo soepel mogelijk laten verlopen en de drempel naar ‘digitaal’ verlagen voor de medewerkers.
Automatisering met de mogelijkheid tot zelfroostering
Met de Ayton software heeft Charim gekozen voor een basisroostersystematiek met een hoge eigen regie. Alle Charimmedewerkers hebben straks zelf toegang tot hun digitale personeelsdossier en kunnen op termijn zelf inroosteren. Zelfroosteren vereist nieuwe strakke roosterprocedures en afspraken. En biedt daarbinnen juist grote flexibiliteit voor de medewerkers. De teammanagers reageerden opgetogen. “Dit betekent enorme tijdwinst. Nadat de gegevens eenmalig zijn ingevoerd, kunnen wij ze overal en altijd opvragen.” Een andere manager gaf aan vooral ook blij te zijn dat de medewerkers betere inspraakmogelijkheden krijgen op hun werkroosters.
Real-time inzicht en sturingsmogelijkheden
Het management van Charim krijgt real-time inzicht in de gewerkte uren, in tijd en geld. De combinatie van de Afas- en Ayton software maakt direct alle uren en kosten inzichtelijk. Doordat de systemen informatie uitwisselen, worden de kosten op de juiste plaats geboekt. Ook de verloning verloopt hiermee geautomatiseerd. “De tijdrovende, handmatige urenverwerking en roosterwijzigingen behoren definitief tot het verleden. Hierdoor weten wij nu op elk gewenst moment waar Charim organisatorisch en financieel staat en kunnen we zo nodig tijdig bijsturen", aldus concerncontroller Johan Hollebrandse.